19 квітня - Міжнародний день секретаря. Після виникнення друкарської машинки, секретарями почали наймати жінок. За хвилину вони повинні були набирати близько чотирьохсот символів. Стенографію робили зі швидкістю 40 слів на хвилину. Також вимогами були володіння іноземними мовами і навички спілкування з людьми. У наш час секретарі можуть виконувати різні функції. Наприклад, відповідати на телефонні дзвінки, працювати з оргтехнікою, приймати листи або бути адміністратором. Зараз це свято відзначають не тільки секретарі, але й усі ті, від кого залежить робота офісу. Це і помічники директора, і офіс-менеджери, і асистенти. В 2023 році Міжнародний день секретаря припадає на 19 квітня.
До цієї дати MYNIZHYN.com поспілкувався з секретарем-керівника філії «Ніжинське лісове господарство» ДП «Ліси України» Оленою Ковтун.
- Скажіть, в якому році ви почали працювати секретарем і де? Коли саме прийшли працювати до філії «Ніжинське лісове господарство»?
- Працювати секретарем-керівника у філії «Ніжинське лісове господарство» ДП «Ліси України» я прийшла в січні цього року. Свою трудову діяльність розпочала з посади викладача ВП НУБіП України «Ніжинський агротехнічний коледж», але нажаль життя внесло свої корективи і за браком достатньої кількості годин, я прийняла рішення звільнитися.
- А пам’ятаєте свій перший робочий день? Яким він був?
- Перший робочий день був для мене трошки напруженим, але згадую його з посмішкою.
Великий об’єм нової інформації: організація ведення діловодства, журнали реєстрації та інша документація секретаря-це все було для мене новим. Але дякуючи моєму керівнику і колегам, які вчасно підставили дружнє плече, я доволі швидко зрозуміла поставлені переді мною завдання.
- Чи мріяли у дитинстві стати офісним працівником: працювати з документами, оргтехнікою чи були інші плани та мрії?
Ще з дитинства я мріяла працювати в просторому кабінеті. Мій дідусь, того часу був директором однієї з організацій Ніжина. І коли, він забирав мене на роботу, я з великою зацікавленістю розглядала його кабінет. Величні шафи, величезна кількість різних папок та книжок так і приваблювали до себе своєю недоступністю.
- Звісно, що робота секретаря або ж діловода не така легка, як здається на перший погляд: вона потребує знань, уважності, аналітики. Після робочого дня чи продовжуєте подумки працювати, щось аналізувати чи все ж таки можете переключитися на відпочинок: по типу – робочі думки – в робочий час.
Так, дійсно, робота секретаря, лише на перший погляд може здатися простою і що на такій посаді працювати зможе будь-хто. Але ця робота потребує не тільки відмінних фахових знань, а й особистих якостей, які є далеко не в кожного. Адже кваліфікований секретар-це надійна гребля в потоці миттєвих справ. Він повинен зі знанням справи управляти відвідувачами, діловими паперами, всіма видами офісної техніки, бути в курсі справ керівника.
В додачу до цього секретар має бути завжди в гарному настрої, привітним і з посмішкою на обличчі.
Чи продовжую я подумки іноді працювати в післяробочий час: буває й таке. В думках пригадую, що необхідно нагадати керівнику про зустріч, нараду або ж телефонний дзвінок, чи привітати колег з днем народження або ювілеєм.
- Які цікаві, неординарні випадки в своїй роботі можете пригадати – тобто той робочий день, чи момент, який вам запам’ятався?
Курйозних випадків не було, але згадую перше засідання виробничої наради. До цього часу занотувати і зробити протокол в інших організаціях, яких я працювала,- для мене не викликало великих труднощів. Але не того дня. Маючи технічну освіту і педагога вищої школи, я ніколи не заглиблювалася до термінології лісового господарства. І тут під час виступів доповідачів я частково починаю розуміти, що деякі терміни я чую вперше. Оскільки я завжди критично ставлюся до рівня своїх знань, ввечері я опрацювала відповідну літературу і ознайомилася з новою для мене термінологією.
- А чим цікаво працювати у філії «Ніжинське лісове господарство»? Що для вас означає ця робота? Що б ви сказали?
Найбільше подобається, що ти є частинкою того, що приносить користь природі. Адже наше підприємство постійно займається висадкою дерев та озелененням нашої країни. Лісове господарство – сфера, що поєднує людей, які «горять» цією справою, постійно покращують свої знання та стовідсотково є професіоналами.
- Що загалом вам найбільше подобаєть у вашій роботі, а що найменше?
- Ви не повірите, але подобається все: дружній колектив, робоча атмосфера і різнобічність в роботі: адже ти працюєш не лише з документацією, а й постійно спілкуєшся з людьми. Я обожнюю, коли є багатозадачність на робочому місці. Тоді ти постійно перебуваєш в тонусі.
Проте, загалом, щоб досягти успіху в будь якій справі, потрібно любити свою роботу.
- Що любите, чим живете поза межами роботи?
- -Обожнюю природу, ліс. Дуже люблю подорожувати. Бувають такі дні, коли беру з собою каву, сідаю за кермо автомобіля і просто їду до гарного місця.
Дякую своєму сину та рідним, які завжди мене підтримують в моїх доволі спонтанних ідеях, щодо подорожей та відпочинку!
Фото з архіву Олени Ковтун
