Власники невеликого бізнесу поділяються на дві групи. Ті, що ще на етапі бізнес-ідеї купують програму обліку і тих, що довго не можуть розпрощатися із звичайним паперовим зошитом.
Як зрозуміти, чи прийшов той момент в бізнесі, що потребує автоматизації надходжень та витрат, обліку товарів та аналізу ефективності. Відповідь неоднозначна, адже кожен бізнес хоч і має схожі процеси, та не всім однаково потрібно впроваджувати автоматизовані системи управління та обліку.
Попри таку невизначеність, варто розуміти з чого почати вивчення питання автоматизації. Існує кілька ознак, які можуть свідчити про те, що невеликому бізнесу потрібен автоматизований облік::
- Збільшення обсягу операцій: Якщо обсяг бухгалтерських операцій постійно зростає, вам може знадобитися автоматизована система обліку, яка допоможе керувати цими процесами більш ефективно.
- Потреба у точних фінансових даних: Якщо вам потрібні швидкі та точні фінансові звіти для прийняття управлінських рішень, автоматизація обліку може значно полегшити цей процес, забезпечуючи актуальну інформацію у реальному часі.
- Підвищення ефективності роботи: Автоматизація обліку дозволяє зменшити ручну працю та уникнути помилок, що може призвести до збільшення ефективності роботи та збільшення продуктивності.
- Потреба в оптимізації витрат: Автоматизація обліку може допомогти вам виявити надлишки або недоліки в вашій фінансовій діяльності та забезпечити більшу контрольованість над витратами.
- Розширення бізнесу: Якщо ваш бізнес зростає і ви розширюєте свою діяльність, автоматизація обліку може допомогти забезпечити підтримку цього росту, уникнути перевантаження та зберегти порядок в фінансових процесах.
У будь-якому випадку важливо ретельно проаналізувати потреби вашого бізнесу та вивчити доступні рішення для автоматизації обліку, щоб знайти оптимальний варіант, який задовольнить ваші потреби.
Що вигідніше малому бізнесу: покупка чи оренда облікової програми
Припустимо, власник малого бізнесу вже визначився з програмою автоматизації. Та постає не менш цікаве і варте, зі сторони фінансових витрат, питання: купувати чи орендувати систему обліку.
Вибір між покупкою та орендою програм обліку для малого бізнесу залежить від конкретних потреб вашого бізнесу, фінансових можливостей та стратегічних планів.
Покупка програми обліку
Переваги:
- Власність: Після покупки програми вона стає вашою власністю, що означає, що ви не залежите від місячних або річних платежів.
- Контроль: Ви маєте повний контроль над програмним забезпеченням і можливістю внесення змін за потреби.
- Довгострокова економія: Хоча вартість покупки може бути високою на початку, з часом ви можете зекономити гроші порівняно з орендою, оскільки вам не потрібно платити щомісячні чи щорічні вартості.
Недоліки:
- Високі витрати на початку: Вартість придбання програми може бути значною, що може бути важким для малого бізнесу.
- Потребує обслуговування: навіть, якщо програма є вашою власністю, вона потребує оновлень, підтримки та обслуговування. Том треба зважати на такі додаткові витрати.
Оренда програми обліку
Переваги:
- Менші витрати на старті впровадження: оренда зазвичай вимагає менших витрат, оскільки ви платите лише за використання програми.
- Постійна підтримка: багато орендних програм включають безкоштовну технічну підтримку та регулярні оновлення.
- Доступ до програми протягом кількох годин.
- Хмарна робота, що означає доступ до даних 24/7 з будь-якого комп'ютера.
- Створення резервних копій автоматично.
Недоліки:
- Абонентська плата на постійній основі.
- Залежність від постачальника: ви залежите від постачальника програмного забезпечення, і він може змінювати вартість оренди або умови надання послуг у майбутньому.
Підсумовуючи, важливо врахувати фінансові можливості вашого бізнесу, потреби у програмі обліку та стратегічні плани при прийнятті рішення про покупку або оренду програмного забезпечення.
